Arbeiten mit Word und Excel gehört für viele mittlerweile zum Alltag, doch viele Menschen nutzen nur einen Bruchteil der Funktionen. Soll beispielsweise ein Excel-Diagramm in einen Word-Text integriert werden, stossen viele an ihre Grenzen. Ein häufiger Fehler: Wer es als Grafik einfügt, wählt die unkomfortablere Variante. Denn bei jeder Änderung der Daten muss man die Grafik neu einfügen. Dabei arbeiten beide Office-Programme bestens zusammen, wenn man sie miteinander verlinkt.
Zum Verknüpfen gibt es zwei Möglichkeiten. So kann man das Diagramm in Office 2010 und 2013 einfach via «Strg» «C» kopieren und dann an der gewünschten Stelle im Word-Dokument einfügen. In Office 2013 finden sich unter Start gleich fünf Einfügefunktionen (mehr dazu unter office.microsoft.com).
Leichter lässt sich ein Diagramm via Word einfügen. Das erleichtert einem die Arbeit, wenn man sowieso schon im Textverarbeitungsprogramm arbeitet. Als erstes platziert man den Cursor an der Stelle, an der das Schaubild eingefügt werden soll. Nach einem Klick auf «Einfügen» wählt man die Option «Diagramm». Jetzt geht ein Fenster mit einer Auswahl an Diagramm-Typen auf. Welcher sich eignet, hängt vom Verwendungszweck ab: Sollen beispielsweise die Veränderung der Saisonplatzierungen verschiedener Eishockeyclubs über mehrere Jahre grafisch aufgezeigt werden, greift man am besten zum Liniendiagramm. Nach der Auswahl geht automatisch ein Excel-Fenster auf, in das die Daten eingegeben werden müssen. Auf der linken Seite vertikal werden die Kategorien der X-Achse, in diesem Fall die Spielzeiten, eingegeben. Oben werden die Teams eingetragen. Nun werden für jeden Verein die Platzierungen eingegeben.
Bei jeder Eingabe verändert sich die Darstellung – nach Wunsch auch nachträglich: Es lassen sich Korrekturen anbringen. Im zuvor genannten Beispiel beginnt die Skala unten bei Null und steigt nach oben an. Das führt dazu, dass bei den Teams die Kurve abfällt, je höher sie in der Tabelle steigen. Das ist unlogisch, denn eigentlich sollte eine Spitzenmannschaft in der Kurve oben angesiedelt sein. Hier hilft eine kleine Korrektur: Mit einem Rechtsklick auf die X-Achse im Word kann man die Achse formatieren – unter anderem eben auch die Reihenfolge der Werte umkehren.
Je nach Datensatz muss der passende Diagrammtyp ausgewählt werden. Doch die richtige Wahl ist oftmals schwer. Je nach Einsatzzweck gibt es mehrere richtige Optionen. Wer feststellt, dass die Grafik unübersichtlich aussieht, hat zumeist den falschen Typ gewählt. Doch das ist kein Problem. Wie die Inhalte selbst kann man nämlich auch diese ändern. Wer unsicher ist, welches die richtige Art der Darstellung ist, kann also ausgiebig probieren, bis das Ergebnis passt.
Die am meisten verbreiteten Diagramme sind:
- Liniendiagramm: Werte werden über bestimmte Zeiträume verglichen, wie im genannten Beispiel.
- Säulendiagramm: Wird vor allem verwendet, wenn man eine absolute Verteilung ohne Prozentwerte darstellen möchte. Beispiel: Bruttosozialprodukte verschiedener Länder.
- Kreisdiagramm: Zeigt den Anteil von Werten am Ganzen. Beispielsweise kann man so Wahlergebnisse darstellen.
- Gestapelte Säulen: Ideal, um Einzelwerte ins Verhältnis zum Gesamten zu stellen. Beispielsweise Raucher- und Nichtraucheranteil in der Gesellschaft.
Informationen zu weiteren Diagramm-Varianten finden Sie bei Microsoft
