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Powerfrau: Ohne Sie geht in Rio fast gar nichts

Damit unsere Athleten an den Olympischen Spielen in Rio teilnehmen können, brauchts eine lange Vorbereitung. Susanne Böhlen hat die ausgeklügelte Logistik organisiert.

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Heiner H. Schmitt
25. Juli 2016
Organisationstalent: Susanne Böhlen ist Logistik-Chefin der Schweizer Olympia-Delegation.

Organisationstalent: Susanne Böhlen ist Logistik-Chefin der Schweizer Olympia-Delegation.


Schweizer Delegation

Vor Rio hat Susanne Böhlen die Logistik für Sotchi, London, Vancouver und Peking organisiert. 

Eine wahre Mammutaufgabe das ist der Transport der Schweizer Sportler und ihrem Material zu den Olympischen Spielen nach Rio. Denn dieses Mal handelt es sich um die grösste Delegation seit 20 Jahren: 109 Athleten und 85 Trainer, medizinische und andere Begleitpersonen samt sechs Tonnen Material, darunter zwölf Boote und 48 Velos, müssen in die brasilianische Metropole gebracht werden. Nicht zu vergessen die acht Pferde für die Schweizer Reiter.
Hinter der Organisation steht Susanne Böhlen. Die 43-Jährige ist Spezialistin in Sachen Olympia-Logistik bereits bei den Spielen in Peking, Vancouver, London und Sotschi war sie dabei. Auch in diesem Jahr laufen bei ihr Informationen und logistische Details zusammen. Ausserdem ist sie Anlaufstelle für rund fünfzig Kollegen und Partner, die ebenfalls an der Organisation beteiligt sind.
Ihr Job hat direkt nach den letzten Sommerspielen vor vier Jahren begonnen. Ich bin zur Vorbereitung vier Mal nach Brasilien gereist, um die Anlagen zu begutachten, die Unterbringung im olympischen Dorf zu organisieren und alle notwendigen Papiere für die Beteiligten und das Material vorzubereiten, sagt Böhlen.

Herausforderung Zollformalitäten

Die Bernerin mit ihrem Chef Ralph Stöckli im Haus des Sports und Sitz von Swiss Olympic in Bern.

Besonders heikel seien dieses Mal die Zollformalitäten: Normalerweise gelten für die Olympischen Spiele Sondergenehmigungen. Nun müssen wir für den Materialimport komplizierte Richtlinien einhalten, weiss Böhlen. So wollen die Brasilianer im Voraus wissen, wie viele von den Medikamenten, die wir für den Fall der Fälle einführen, wir wieder in die Schweiz zurückbringen, und das im Voraus ein Ding der Unmöglichkeit! Doch Susanne Böhlen lässt sich nicht aus der Ruhe bringen: Hinter jeder Organisation stehen Menschen und ihre Denk- und Verhaltensmuster, sagt sie. Durch meine Arbeit lerne ich verschiedene Kulturen kennen. Und das ist ein grosses Privileg. Eine solch andere Mentalität begegnete ihr 2008 an ihren ersten Olympischen Spielen in Peking: Damals hatten wir keine Milch für den Kaffee. Also bat ich die chinesischen Kollegen, uns zehn Liter zu besorgen, erinnert sie sich. Nach verwunderten Nachfragen und Ausflüchten brachten sie uns schliesslich einen halben Liter. Erst später erfuhr ich, dass Milch in China ein Luxusgut ist. So haben wir den Kaffee halt schwarz getrunken, lacht sie.

Sommerspiele nur ein Klacks?

Zurück zur Gegenwart: Nach den ersten Kontakten zum Olympischen Komitee von Rio setzte sich Böhlen mit den Schweizer Sportverbänden zusammen, um herauszufinden, wie viele Sportler an den Spielen ungefähr teilnehmen könnten. Auch die Materialanforderungen wurden festgehalten. Dann informierte Böhlen das Organisationskomitee über die Anzahl benötigter Betten im olympischen Dorf und kümmerte sich um die Transporte. Diese sind für Pferde und Boote am schwierigsten. Doch dafür gibts Spezialisten, ist Böhlen froh. Und im Vergleich zu den Skiern, Bobs und der Ausrüstung der Hockeymannschaft für die Winterspiele sind die Sommertransporte ein Klacks.

Als Erstes fragen die Sportler nach Wifi.»

Susanne Böhlen (43), Logistik-Chefin der Schweizer Olympia-Delegation

Zwei Jahre vor Beginn der Spiele erstellt sie für die Sportler einen ersten Flugplan, der erst nach Abschluss der offiziellen Auswahl final ist. Dieses Mal war der 18. Juli der Stichtag, also 18 Tage, bevor das olympische Feuer entfacht wird. Auf den Anblick des Feuers freue ich mich besonders. Dann gehts endlich los, so Böhlen. Für jeden Athleten und seine Begleiter organisiert sie je nach Wettkampfdatum Flugtickets und ein Schweizer Trikot. Zudem kümmert sie sich um die Unterbringung, den Empfang und die weitere Planung.
Bis der Flugplan steht, wird er mehrfach geändert die sportlichen Resultate der Athleten sind ausschlaggebend. Dieses Jahr arbeiten wir mit der Swiss zusammen, meint Böhlen. Wenn Sie also in der nächsten Zeit nach Südamerika reisen, kann es gut sein, dass Sie auf dem einen oder anderen Flug einen Schweizer Sportler treffen.

In 7-Betten-Appartements wohnen

Schwerverkehr am Gotthard: Auf der neuen Flachbahn genügt künftig eine einzige Lok.

Dieses Jahr wohnt die Schweizer Equipe in einem der 31 Türme im olympischen Dorf mit insgesamt 18000 Betten. Auf sechs Etagen stehen dreissig Appartements à sieben Betten zur Verfügung. Dort ist jedes kleinste Detail bis zur Anzahl an Kleiderbügeln in den Schränken geregelt. Die Zimmer sind nicht spartanisch eingerichtet, können aber mit keinem 4-Sterne-Hotel mithalten. Sowieso ist den Sportlern etwas anderes wichtiger als der Komfort. Als Erstes fragen sie nach dem Wifi, schmunzelt Böhlen. Für die Internetverbindung brauchten wir früher kilometerlange Kabel. Heute reicht fast nur noch ein Router. Trotzdem hat sie 215 Meter Verlängerungskabel nach Rio liefern lassen um die Stromversorgung aller Sportler sicherzustellen, denn die wollen via Smartphones oder Tablets mit daheim in Verbindung bleiben.

Achterbahn der Gefühle

Susanne Böhlen (rechts) schafft gute Bedingungen für Medaillenanwärterinnen wie Triathletin Nicola Spirig (links).

Während die Athleten nur so lange vor Ort sind, wie ihre Disziplin dies erfordert, bleiben Susanne Böhlen, die 11 Mitarbeitenden von Swiss Olympic und die 18 Mitglieder des medizinischen Teams an allen 17 Tagen des Sportfests vor Ort. Für die fast drei Wochen braucht es viel Energie. Wir wollen jeden Sportler mit dem gleichen Enthusiasmus begrüssen, meint Böhlen. Neue Gesichter kommen an, andere reisen ab. Dazwischen erlebt Böhlen die Freude über eine Medaille ebenso wie die Enttäuschung über eine verpatzte Leistung aus nächster Nähe mit. Eine Achterbahn der Gefühle: Das ist oft sehr emotional. Daher müssen wir immer genau überlegen, was wir sagen. Selbstverständlich ist, dass wir uns den Athleten gegenüber nicht wie Fans verhalten können.
Ob bei all der Arbeit Zeit bleibt, sich auch mal auf die Zuschauerränge zu setzen? Das ist nicht Teil des Jobs. Wenn sich aber die Gelegenheit ergibt, freue ich mich natürlich. Wenn nicht, kann man nichts machen!
Susanne Böhlen joggt in ihrer Freizeit, hat aber selbst nie Leistungssport betrieben. Nach einer kaufmännischen Ausbildung und Spezialisierung auf Marketing und Kommunikation war sie zehn Jahre in einem Sportverband tätig, bevor sie 2004 zu Swiss Olympic stiess. Ich hatte zwar im organisatorischen Bereich bereits Erfahrung, aber man lernt hier on the job jeden Tag Neues dazu. Welche Stärken man mitbringen muss? Vorausschauend denken können, bei Unvorhergesehenem einen kühlen Kopf bewahren, flexibel sein und akzeptieren, dass man nicht alles unter Kontrolle hat, sagt Böhlen. Insgesamt zählt das Komitee in Rio rund 158000 Mitarbeitende, Ehrenamtliche und Partner. Da lernt man, die eigenen Anforderungen zu relativieren.
Sie mag ihren Job, die Teamarbeit und dass der Sport im Mittelpunkt steht. Ich weiss, dass wir gemeinsam immer eine Lösung für das jeweilige Problem finden. Ein tolles Gefühl, findet sie. Dass sie ihre Sache sehr gut macht, zeigen die anerkennden Worte von Ralph Stöckli, ehemaliger Schweizer Curler und erstmals Chef de Mission von Swiss Olympic: Dank ihrer langjährigen Erfahrung können wir der Herausforderung Olympia entspannt entgegensehen.

Interview

Drei Fragen an Ludovic Chammartin

Ludovic Chammartin Judoka, 31 

Das sind Ihre zweiten Olympischen Spiele. Wie haben Sie sich auf Rio vorbereitet?
Ich komme gerade von einem Training in der Mongolei zurück und will in Rio ein Top-Resultat erzielen. Bei den letzten Olympia-Wettkämpfen in London schied ich leider früh aus. Ich hatte das Ganze unterschätzt, auch die Grösse des Stadions. Alles war für mich ungewohnt riesig.

Kennen Sie Susanne Böhlen und das Swiss-Olympic-Team? Oder andere Sportler?
Klar, kenne ich Susanne. Sie benötigte ein Foto und meinen Pass für die Organisation der Reise. Ich weiss, dass Swiss Olympic im Hintergrund viel für uns leistet. Ausser den anderen Judoka kenne ich keine Athleten. Die Kollegen, mit denen ich bei den letzen Spielen in London das Zimmer teilte, sind dieses Mal leider nicht dabei.

Was machen Sie direkt vor den Kämpfen?
Ich höre mit dem Kopfhörer Musik: lateinamerikanische Stücke von Enrique Iglesias oder Marc Anthony. Als ich jünger war, hörte ich meist Hardrock, Metallica zum Beispiel. Das mag ich immer noch, aber mit Salsa kann ich mich besser konzentrieren.

Wettkämpfe

Hier finden Sie die Daten aller Wettkämpfe mit Beteiligung von Schweizer Athleten

Die Olympischen Spiele 2016 finden von 5. bis 21. August 2016 statt

  • Badminton: 11 bis 20. August, 1 Schweizerin im Einsatz
  • Beachvolleyball: 6. bis 18. August, 4 Schweizerinnen und Schweizer im Einsatz
  • BMX (Motocross Velo): 17. bis 19. August, 1 Schweizer im Einsatz
  • Fechten: 6. bis 14. August, 5 Schweizer im Einsatz
  • Golf: 11. bis 14. und 17. bis 20. August, 2 Schweizerinnen im Einsatz
  • Judo: 6. bis 12. August, 3 Schweizer im Einsatz
  • Kanu (Regatta): 15. bis 20. August, 1 Schweizer im Einsatz
  • Kanu (Slalom): 7. bis 11. August, 2 Schweizer im Einsatz
  • Kunstturnen: 6. bis 11. und 14. bis 16. August, 6 Schweizer im Einsatz
  • Leichtathletik: 12. bis 21. August. 17 Schweizer im Einsatz
  • Mountainbike (Crosscountry): 20. bis 21. August, 5 Schweizer im Einsatz
  • Pferdesport (Cancours, Dressur, Springen): 6. bis 12., 14. bis 17. und 19. August, 8 Schweizer im Einsatz
  • Rad (Bahn): 11. bis 16. August, 6 Schweizer im Einsatz
  • Rad (Strasse): 6., 7. und 10. August, 5 Schweizer im Einsatz
  • Rudern: 6. bis 13. August, 11 Schweizerinnen und Schweizer im Einsatz
  • Schwimmen: 6. bis 13. August, 8 Schweizer im Einsatz
  • Segeln: 8. bis 18. August, 9 Schweizer im Einsatz
  • Synchronschwimmen: 14. bis 16. und 18. und 19. August, 2 Schweizer im Einsatz
  • Tennis: 12. bis 14. August, 6 Schweizer im Einsatz
  • Triathlon: 18. bis 20. August, 4 Schweizer im Einsatz

Fliegende Tiere

Teure Luftfracht Wie die acht Pferde der Schweizer Reiter nach Rio gelangen.

Die europäischen Pferde werden per Flugzeug nach Rio transportiert.

Für die Reise nach Rio nehmen die Olympia-Pferde das Flugzeug genau wie jedermann. Oder zumindest fast: Sie reisen in Zweierboxen, in denen sie während des ganzen Fluges bleiben, ohne sich zu bewegen. Da sie stehend schlafen, ist das kein Problem, erklärt Evelyne Niklaus (40), Sportmanagerin des Schweizerischen Verbands für Pferdesport und zuständig für die Logistik. Obwohl die Pferde nicht anfällig für Reisekrankheit sind, werden sie von Veterinären begleitet.
Gemeinsam mit anderen Landesverbänden chartert eine Transportorganisation Spezialflugzeuge. Sechs dieser Maschinen fliegen mit je 40 Pferden an Bord ab dem belgischen Lüttich nach Rio. Da gewisse Pferde bis zu sechs Millionen Franken wert sind, ergibt das eine ziemlich teure Ladung.
Die Schweizer führen zudem zwei Tonnen Material wie Sättel, Pferdegeschirr und Decken sowie eine Tonne Futter mit. Da gewisse Futtermittel nicht nach Brasilien eingeführt werden dürfen, müssen sie vor Ort besorgt werden. Eine Erklärung gab es dafür nicht. Sehr kompliziert war auch die Organisation der Zollpapiere. Es gab immer wieder neue Regelungen, seufzt Niklaus.